【英語】依頼した仕事は?え?1週間休暇取ってる!?の前に、ちゃんと「進捗確認」しておきましょう!

2020年4月24日

仕事で困るのが「進捗確認」ですね。

日本では依頼された案件は基本「なる早」

ただ、アメリカ現地のスタッフは、
特に納期がない案件はとりあえず後回しにする(ことが多いです)

その場合、英文でどのように催促をすればいいのでしょうか。
自分の体験を下に対処法を書いてみます。

■なぜ、「後回し」にされるのか

彼らの思考プロセスを単純化すると、

「納期がない」

「納期が過ぎることによる問題(Risk)が想定されない」

「優先度が低い」

になるんじゃないかと思います。
(あくまで推測ですが)

「納期の遅れが仕事の遅れ」というのも数値化しないとだめです。

というか、

「作業としてプロセス化されてない案件を
柔軟に対応してくれること」

自体があんまりないかもしれないです。

なので、
「Job Discriptionに書いてない!なんでやらなきゃいけないの」
って思ってます。(多分ですよ!)

とはいえ、

「やってもらわにゃ困る」んですね。

 

■どう催促するか。(Step 1)

一応直接ではなくて、メールでジャブを打つわけですよ。

そこで、今までで感触がよかった表現を紹介します。
(随時更新)

 この件についての進捗はどうなっていますか。

Can you tell me about the progress on this?
I am looking forward to hearing latest update of status.

■どう催促するか。(Step 2)

Step1で返事がない場合は、「納期」を伝えます。

正直、後付でもぜんぜんOKです。
要は、自分のステータスを伝えるだけなので、別に相手は怒りません。
(対応部署が違えば、駄目ですが。)

その場合は素直に、

できれば、来週末までに終わらせたい。
理由は部長に進捗報告をしたいからです。不都合あれば連絡ください。

I am planing to finish this project by the end of the next week.
It is because that I need to report the progress status to my manager.
Please let me know if you have any problem concering this project now.

と伝えればOKです。
(最悪、部長には『相手にメールはしてある』と報告はできますし)

■どう催促するか。(Step 3)

やはり、
一番有効なのは日ごろからコミュニケーションを取って、小まめにフォローすることですね。
できれば、Face to faceで。相手の机にふらっと立ち寄って、相手が食いつく世間話から初めて、

最後に刑事コロンボみたいに言うわけです。
「そういえば、例の件だけど、進捗どう?またメールしといてよ。」

これで、大抵は返信来ます。

これで来ないなら、相手はLazyの分類に入るので、
彼の上司に相談したほうがいいかもしれません。

■最後に、注意事項。

納期に余裕があっても、
ちょくちょくコミュニケーションは取っておいたほうがいいです。
そうしないと気付いたら2,3週間のバケーションを取ってて、案件が止まりますからね。
つまり、その前後は確実に忙しいので、尚更取り掛かってくれないかもしれません。